4. 催收函件模板制作与送达确认
催收函模板的必备要素与结构
催收函是催收流程中第一份具有法律证据意义的正式书面文件。一份标准催收函应包含以下要素：
- 函件编号与日期：便于归档和后续追溯，编号建议采用「客户代码-年月-序号」格式。
- 债权人/催收方信息：公司全称、统一社会信用代码、联系方式。
- 债务人信息：客户全称、合同编号、联系人。
- 欠款明细：逐笔列明发票号/合同号、到期日、金额、逾期天数、逾期利息（如有约定）。
- 付款期限：明确要求付清的最后日期，通常为函件发出后7～15个工作日。
- 法律后果提示：逾期不付将采取的后续措施（诉讼、仲裁、财产保全、征信影响等）。
- 回款账户信息：开户行、账号、户名，避免客户以「找不到账户」为由拖延。
- 签章与送达记录栏：加盖公章，并预留送达方式、送达时间、签收人记录位置。
模板正文示例
催 收 函
编号：CUST-2024-001
致：XX科技有限公司
合同编号：HT-2023-0876
一、欠款明细
┌──────────┬────────────┬──────────┬──────────┐
│ 发票号 │ 到期日 │ 金额(元) │ 逾期天数 │
├──────────┼────────────┼──────────┼──────────┤
│ FP-00123 │ 2024-03-15 │ 85,000 │ 42 │
│ FP-00156 │ 2024-04-01 │ 62,000 │ 25 │
├──────────┼────────────┼──────────┼──────────┤
│ 合计 │ │ 147,000 │ │
└──────────┴────────────┴──────────┴──────────┘
二、付款要求
请于本函发出之日起 10 个工作日内（即 2024-05-10 前）
将上述款项汇至以下账户：
户名：XX供应链有限公司
开户行：中国工商银行XX支行
账号：XXXX XXXX XXXX XXXX
三、法律后果提示
逾期未付，我方将依据《民法典》第五百七十七条及相关合同条款，
采取包括但不限于以下措施：
1. 按日万分之五计收逾期违约金；
2. 向合同约定管辖法院提起诉讼并申请财产保全；
3. 将违约信息报送相关征信机构。
债权人：XX供应链有限公司（盖章）
日期：2024年4月26日
多渠道送达确认流程
催收函的法律效力取决于能否证明「已送达」。建议同时采用两种以上渠道，形成交叉印证：
送达确认要点：邮寄送达建议使用EMS并在面单「内件品名」栏注明「催收函」；电子邮件送达须使用合同约定的送达邮箱，普通邮箱发送可能不被法院采信；传真送达需保留传真机自动打印的发送报告；现场送达应让签收人在回执上签字并注明日期，必要时拍照留证。
送达确认记录表
| 送达渠道 | 送达对象/地址 | 送达时间 | 确认证据 | 签收人/状态 |
|---|---|---|---|---|
| EMS邮寄 | XX科技 注册地址 | 2024-04-26 | 面单号+签收回执 | 前台代收 |
| 电子邮件 | contract@xxtech.com | 2024-04-26 | 发送日志+已读回执 | 已读 |
| 传真 | 010-XXXXXXXX | 2024-04-26 | 传真发送报告 | 发送成功 |
| 现场送达 | XX科技 办公地 | 2024-04-27 | 签收回执+照片 | 财务经理签收 |
注意：多渠道送达时，各渠道的函件内容必须完全一致，避免债务人以「收到的版本不同」为由提出异议。所有送达证据应扫描归档，与催收函原件一并保存，保存期限建议不少于合同诉讼时效届满后两年。