3. 访谈计划与责任矩阵：制定访谈日程表、分配访谈角色、明确记录人、审批路径
3.1 适用场景
本流程适用于以下场景：
- 已完成访谈提纲和问题清单定稿（第2章交付物就绪）
- 需要协调多名受访者、多个职能部门或跨地域访谈
- 访谈团队由2人及以上成员组成，需要明确分工与审批权责
- 项目涉及合规要求，需要保留完整的访谈记录与审批痕迹
3.2 前置条件
硬性条件（缺一不可，否则不可进入本章节操作）：
- #201 已确认受访者名单及可用时间段（至少涵盖所有关键干系人）
- #202 访谈提纲（第2章）已通过技术评审并锁定版本
- #203 项目章程或工作说明书已明确访谈环节的预算与工时
- #204 访谈工具（录音笔、在线会议链接、笔记模板）已准备就绪
建议：前置条件检查清单应作为“第3章开工检查卡”随本步骤一并使用，确保不遗漏基础资源。
3.3 操作步骤
Step 3.3.1 制定访谈日程表
- 在项目日历或协同工具（如Excel、Notion、飞书多维表格）中创建“访谈日程表”工作表。
- 列必须包含：场次编号、日期、开始时间、结束时间、受访者姓名/角色、访谈地点（或在线链接）、访谈主题、备注。
- 按以下优先级排列顺序：
- 第一优先级：全局性干系人（项目发起人、产品负责人）排在成长期或初期，以快速对齐大方向。
- 第二优先级：主要职能负责人排在中间，作为信息主体。
- 第三优先级：执行层与外围干系人排在后期，用于验证和补充细节。
- 每场访谈至少预留50分钟，并留出10分钟缓冲（共计1小时/场）。连续访谈不得超过4场/天，以避免疲劳导致记录遗漏。
- 将日程表导出为
XXXXXXXX_interview_schedule_v1.0.xlsx并存档至项目共享盘。
Step 3.3.2 分配访谈角色与责任矩阵
采用 RACI矩阵（R-执行、A-审批、C-咨询、I-知情）定义每个访谈场次的责任边界：
| 角色 | 职责 | RACI |
|---|---|---|
| 主问人（Lead Interviewer） | 控制访谈节奏、提出核心问题、处理突发偏离 | R（执行） |
| 副问人（Co-Interviewer） | 补问、追问细节、记录情绪与肢体语言笔记 | R（执行） |
| 记录人（Scribe） | 实时速记、录音转文字初稿、标注时间戳与关键引用 | R（执行） |
| 审批人（Approver） | 审核访谈日程表、确认资源分配、审批最终访谈纪要 | A（审批） |
| 干系人联络人（Stakeholder Liaison） | 协调受访者时间、发送会议邀请、跟进确认出席 | C/I（咨询/知情） |
角色分配原则：每个访谈场次必须至少配置 1位主问人 + 1位记录人。当访谈涉及敏感或高风险信息时（如合规审查、战略规划），必须额外配置 副问人。
Step 3.3.3 明确记录人与审批路径
- 在日程表中为每一场访谈指定 记录人（Scribe）。记录人应具备独立打字速记能力，或使用辅助工具（如Otter.ai、讯飞听见）进行转录。
- 建立 三级审批路径：
- 一级审批（记录人自审）：访谈结束后24小时内完成原始笔记整理和转写，并自查错别字、时间戳和遗漏点。
- 二级审批（主问人复核）：从事实与逻辑角度检查笔记是否反映访谈核心观点，必要时补充追问记录。
- 三级审批（项目负责人口径一致性审批）：跨章节比对，确保不同场次的访谈记录在术语、关键概念上无重大矛盾。
常见错误：将记录人与主问人合并为一人。这样做会显著丢失信息：主问人专注于提问时无法完整记录细节。除非访谈内容极其简单（如仅10分钟标准化问答），否则必须分离角色。
3.4 输入输出物
| 类别 | 输入物 | 输出物 |
|---|---|---|
| 必填 | 访谈提纲（第2章） 受访者名单 项目日历 | 访谈日程表 _schedule_v1.0.xlsx责任矩阵文档 _raci_v1.0.xlsx审批路径配置 _approval_path_v1.0.docx |
| 选填 | 历史访谈排程模板 录音/转录工具授权 | 会前提醒日历附件 团队角色分配通知邮件 |
3.5 责任边界
主问人：对访谈质量与节奏全面负责；有权根据现场情况调整问题顺序或跳过问题，但必须确保核心问题全部覆盖。
记录人：对笔记的完整性、准确性和及时性负责；如使用AI转录，必须人工校对至少一遍。
审批人（项目负责人）：对日程表的合理性与资源分配是否可行负责；有权否决过度密集的排程或角色冲突的分配方案。
干系人联络人：对受访者到场率与时间变更通知负责；如受访者临时取消，需在30分钟内通知主问人和记录人。
3.6 记录材料
本章节需要产出的记录材料清单：
- 访谈日程表（含场次编号、时间、受访者、角色分配）—— 用于日常协调。
- 责任矩阵表（RACI） —— 用于团队分工确认与事后考核。
- 审批路径说明文档 —— 包含各级审批的触发条件、时限和责任人签名要求。
- 异常变更日志（可选） —— 如果排程发生变更，建议记录变更原因、审批人、生效时间，便于复盘。
3.7 异常处理
| 异常场景 | 处理动作 | 责任人 | 时间窗口 |
|---|---|---|---|
| 受访者临时取消/迟到 | 立即由联络人通知主问人和记录人；如取消，则将该场次调整为“延期场次”并重新排程；如迟到≤15分钟，可缩减开场寒暄时间继续访谈。 | 干系人联络人 | 30分钟内通知 |
| 记录人设备故障（录音笔/电脑崩溃） | 主问人立即启用备用设备（手机录音或纸笔速记）。访谈结束后24小时内由记录人手动补录转写，并标注“事故口述转写”。 | 记录人 + 主问人 | 访谈中即刻处理 |
| 审批路径中断（审批人不在岗） | 设置代理审批人（提前在RACI表中定义）。如代理审批人也无法操作，则自动提升至项目委员会审批，并记录异常原因。 | 项目负责人 | 需在下一工作日结束前完成 |
| 受访者透露高度敏感信息 | 记录人立即停止公开笔记，主问人确认适合记录后，在专属加密区域（如Vault或保密文件夹）中单独记录，并加注“SENSITIVE”。 | 主问人 + 记录人 | 访谈中即刻处理 |
3.8 验收标准
本章节工作完成后，必须满足以下验收条件才能进入第4章（访谈实施与证据采集）：
- #301 所有关键干系人均已排入访谈日程表，且每场访谈角色分配齐全（主问+记录+审批路径明确）。
- #302 责任矩阵（RACI）文档已由审批人（项目负责人）签字确认。
- #303 审批路径配置文档已上传至项目共享空间，且所有团队成员已知悉自身职责与审批顺序。
- #304 存在延期或取消场次的，已记录在异常日志中并有明确的重新排程日期。
- #305 日程表时间和资源冲突数为零（即无同一受访者在同一时段被重复安排，无主问人或记录人被过度占用）。
验收工具：可使用自动化脚本或Excel条件格式检查冲突（如COUNTIF >1）。推荐在日程表底部设置“冲突检测”行，自动高亮冲突单元格，确保验收第305条无遗漏。