第三章 前置条件与准备工作
在绘制业务流程图用于 Agent 需求分析之前，必须完成资料清单、角色配置、工具选择与干系人识别四项前置准备。本章围绕这四要素定义操作标准、输入输出及异常场景，确保后续流程建模的基线一致且可追溯。
阶段定位：前置准备阶段是流程图谱工程的启动节点，所需产出物（资料清单、角色矩阵、工具模板、干系人登记表）将直接写入 Agent 需求规格说明书，成为后续各章节结构化的前提。
3.1 适用场景
下列场景必须在本章指导下完成前置条件与准备工作：
- 首次为 Agent 构建需求基线：团队尚无标准流程资料、角色分工或工具规范，需从零建立统一参考框架。
- 涉众范围变更或扩展：新增业务域或外部系统接入时，需重新识别干系人、更新资料清单并调整工具配置。
- 工具平台切换：从 Visio 迁移至 draw.io 或需引入 Mermaid 自动化绘图，需提前对标工具模板与输出格式。
- 跨团队协作审计：多团队参与 Agent 需求分析时，需通过角色配置矩阵明确每个干系人的责任边界，避免重复或遗漏。
决策提示：如果在项目启动时发现缺少任何一项前置要素（如未确定干系人、资料版本混乱），应暂停进入下一阶段，先完成本章节所有操作步骤。
3.2 前置条件
在执行本章操作步骤前，必须满足以下条件：
| 编号 | 前置条件 | 验证方式 |
|---|---|---|
| 1 | 已获得项目章程或业务需求说明书（至少明确项目范围） | 文档签批件或会议纪要 |
| 2 | 具备至少 2 名熟悉业务全景的领域专家可用 | 专家确认函或排期表 |
| 3 | 目标 Agent 的决策边界已初步划定（人工 vs 自动化） | 初步决策边界矩阵 |
| 4 | 所有参与者已安装所需绘图工具（Visio/draw.io/Mermaid 运行环境） | 工具可用性检查表 |
3.3 操作步骤
按以下四个子步骤依次执行，完成后应形成可复用的前置准备包：
- 梳理资料清单：收集现有流程文档、接口规范、业务规则、历史分析报告等，按照“源文件—摘要—版本—获取来源”格式登记。
- 配置角色矩阵：定义每个流程节点所涉及的角色（流程所有者、业务专家、分析员、开发人员、测试、用户代表），以及每人负责的具体事项。
- 选择与标准化工具：根据团队技术栈、协作需求及输出格式要求，选定 Visio（企业级）、draw.io（轻量协作）或 Mermaid（版本控制友好）之一，并编制统一图例模板。
- 识别干系人：通过“业务影响矩阵”识别对 Agent 决策动作有直接影响或信息依赖的所有干系人，记录期望、关注点与支持级别。
常见陷阱：步骤 2 中角色配置常被简化成“项目经理、开发、测试”三类，而遗漏业务运营、合规审计等实际影响流程逻辑的关键角色，导致后期流程边界频繁变更。
3.4 输入输出物
| 类型 | 名称 | 说明 |
|---|---|---|
| 输入 | 项目章程、业务需求说明书、现有流程文档集 | 所有可作为前置参考的材料 |
| 输出 | 前置准备包（包含资料清单、角色配置矩阵、工具模板、干系人登记表） | 后续章节（第四章起）进行流程建模的基准输入 |
| 输出 | 工具使用指南速查卡 | 针对所选工具（Visio/draw.io/Mermaid）的操作要点与图例规范 |
3.5 责任边界
- 业务流程分析师：主导资料清单梳理、角色矩阵设计、工具模板制定，并对干系人登记表的完整性负责。
- 领域专家：确认资料清单中的业务规则准确、角色矩阵覆盖所有关键岗位，并验证干系人清单无遗漏。
- 项目经理：确保前置条件满足（如专家资源到位、工具安装完成），并批准前置准备包进入下一阶段。
- 开发/测试代表：参与工具选择评估，确认所选工具可产出 Agent 需求所需的技术粒度流程图。
3.6 记录材料
本章节在完成过程中应归档以下记录材料，至少保留至项目验收后 6 个月：
前置准备包.zip
│
├── 01_资料清单.xlsx # 包含表头：序号、资料名称、版本、日期、来源
├── 02_角色配置矩阵.xlsx # 包含表头：角色、所属组织、职责描述、所在流程域
├── 03_工具模板（选其一）
│ ├── Visio模板.vstx
│ ├── draw.io模板.drawio
│ └── Mermaid模板.md # 使用Mermaid代码块定义示例
├── 04_干系人登记表.xlsx # 包含表头：姓名、角色、关注点、支持级别、联系方式
└── 05_工具使用指南速查卡.pdf3.7 异常处理
| 异常场景 | 处理措施 | 记录模板 |
|---|---|---|
| 资料清单出现多个不一致版本 | 组织版本对齐会议，由领域专家确定基准版本，并在清单中注明差异原因 | 版本差异分析表 |
| 角色矩阵中存在职责重叠 | 重新定义流程节点边界，为重叠区域指定主要责任人，次要责任人标注为支持 | 责任仲裁记录 |
| 工具环境无法统一（如个别成员无法安装 Mermaid CLI） | 启用 Web 版 draw.io 或使用共享文件方式暂存，并记录为已知技术债务 | 工具有效性记录单 |
| 重要干系人被遗漏 | 在后续流程评审中通过“流程影响分析”反向检查，发现后立即补充至登记表并更新干系人通讯录 | 干系人补充登记单 |
3.8 验收标准
本章节工作可通过以下四项标准判定为完成：
- 资料清单已列出不少于 5 个核心资料来源（业务手册、接口规范、历史流程图、决策规则、风险登记册），且版本均经领域专家确认。
- 角色配置矩阵覆盖了流程所有者、业务专家、分析员、开发人员、测试人员、合规代表、用户代表至少 7 类角色，且每人只在一个流程域中承担主导责任。
- 所选工具（Visio/draw.io/Mermaid）已安装并通过了“绘制 3 个节点 + 2 条连线”的冒烟测试，输出格式符合团队共享标准。
- 干系人登记表中至少包含 8 位参与者，每位参与者的关注点与支持级别均已记录，且无利益冲突未标注项。
验收实操建议：使用 checklist 逐项打勾，每项必须有具体证据（如文件链接、截图、签名），避免仅凭口头确认就进入下一章。
▲ 上图展示前置准备阶段四要素如何汇聚成前置准备包，并向下驱动验收标准，异常处理作为横向保障机制贯穿始终。