第3章 采购申请流程——现状建模（As-Is）：泳道图绘制、活动节点、决策点、输入输出
案例一背景：ABC电子制造公司采购申请目前采用纸质单据流转，部门经理手工签字、采购员电话询价、财务凭纸质订单付款。流程缺乏可视化和追踪机制，平均审批周期 5～7 天，单据丢失率约 8%。本章将对该现状流程进行 As-Is 泳道图建模，识别活动节点、决策点及输入输出，为后续优化建立基线。
3.1 适用场景
- 企业采购流程现状可视化和文档化，建立改进基线
- 手工或半自动化流程的显性化，暴露断点与冗余
- 跨部门职责边界梳理，明确各角色在流程中的活动与责任
- 流程审计、合规检查或新员工培训的标准参照
3.2 前置条件
| 条件 | 说明 |
|---|---|
| 干系人已识别 | 申请人（生产员工）、部门经理、采购专员、财务专员 |
| 流程资料已收集 | 纸质《采购申请表》、部门审批制度、采购询价记录模板、财务付款审批单 |
| 建模范围已确定 | 从需求提出到财务付款审核，不包含入库和供应商对账 |
| 建模工具已准备 | 支持泳道图绘制的工具（如 Draw.io、Visio、PlantUML）或白板 |
3.3 操作步骤——泳道图绘制
以下泳道图完整展示了 ABC 公司采购申请现状流程。图中包含 4 条泳道、6 个核心节点、2 个决策点 以及 退回异常路径。
步骤详解
- 确定泳道角色：识别流程中所有参与方，本例为申请人、部门经理、采购专员、财务专员共 4 条泳道。每个角色对应一条横向泳道，按执行顺序从上到下排列。
- 识别活动节点：梳理各角色执行的具体活动，用蓝色圆角矩形表示。例如申请人的“填写采购申请表”“提交审批”，采购专员的“确定供应商并下单”。
- 标记决策点：流程中需要判断的分支位置用橙色矩形表示。本例中“经理审批”决定通过/退回，“询价比价”决定是否需要招标。决策点应明确写出判断条件。
- 定义输入输出：每个活动节点标注关键输入或输出。例如“填写采购申请表”的输入是“采购需求”，“提交审批”的输出是“纸质申请表”。
- 绘制连接关系：用箭头表示流转方向；异常路径（如退回）用红色虚线箭头区分，并标注“退回”标签。
3.4 输入输出物
| 活动节点 | 输入物 | 输出物 |
|---|---|---|
| 填写采购申请表 | 采购需求（口头/邮件） | 纸质《采购申请表》草稿 |
| 提交审批 | 纸质《采购申请表》 | 已签字的申请表（待审批） |
| 经理审批 | 已签字的申请表 | 审批意见（通过/退回） |
| 询价比价 | 已通过的申请表 | 询价记录、比价单 |
| 确定供应商并下单 | 询价记录、比价单 | 采购订单（PO） |
| 财务审核付款 | 采购订单、发票 | 付款审批单 |
3.5 责任边界
| 角色 | 职责范围 | 无权限操作 |
|---|---|---|
| 申请人 | 提出需求、填写并提交申请表 | 越过部门经理直接转交采购部 |
| 部门经理 | 审批本部门采购申请，可退回或通过 | 直接修改申请表内容、跳过采购专员 |
| 采购专员 | 执行询价比价、确定供应商、生成订单 | 在未获审批的情况下下单 |
| 财务专员 | 审核付款条件、安排付款 | 无采购订单直接付款 |
3.6 记录材料
现状建模过程中产出以下文档，归档至流程知识库：
- As-Is 泳道图（.svg / .drawio）—— 本章核心交付物
- 活动节点清单（编号、名称、角色、类型）
- 决策条件说明表（决策点名称、判断标准、分支去向）
- 输入输出矩阵（活动 vs 输入/输出物）
- 流程痛点记录（纸质丢失、审批延迟、信息孤岛等）
【活动节点清单示例】
| 编号 | 节点名称 | 角色 | 类型 |
|------|------------------|----------|--------|
| A01 | 填写采购申请表 | 申请人 | 活动 |
| A02 | 提交审批 | 申请人 | 活动 |
| D01 | 经理审批 | 部门经理 | 决策 |
| D02 | 询价比价 | 采购专员 | 决策 |
| A03 | 确定供应商并下单 | 采购专员 | 活动 |
| A04 | 财务审核付款 | 财务专员 | 活动 |3.7 异常处理
现状流程异常情况（As-Is 问题暴露）
- 经理退回：申请表返回申请人，无退回原因书面记录，申请人需口头询问后再补填，周期延长 1～2 天。
- 询价无响应：采购专员电话联系 3 家供应商，若 2 家未回复则无记录可查，只能重复联系。
- 单据丢失：纸质申请表在传递过程中丢失，需申请人重新填写并再次审批，无追溯机制。
- 审批人缺席：经理出差时无人代签，流程停滞，无电子化转办机制。
这些异常将在后续 To-Be 流程优化中作为重点改进项。
3.8 验收标准
完成本章现状建模后，应通过以下检查项确认交付质量：
| # | 检查项 | 结果 |
|---|---|---|
| 1 | 泳道图包含所有 4 个角色，泳道标签正确 | ☐ 通过 / ☐ 需修正 |
| 2 | 活动节点 ≥ 4 个，决策节点 ≥ 2 个，节点命名清晰 | ☐ 通过 / ☐ 需修正 |
| 3 | 每个活动标注了主要输入或输出 | ☐ 通过 / ☐ 需修正 |
| 4 | 箭头方向正确，异常路径（退回）用红色虚线标识 | ☐ 通过 / ☐ 需修正 |
| 5 | 输入输出矩阵与泳道图节点一一对应 | ☐ 通过 / ☐ 需修正 |
| 6 | 流程痛点清单已记录至少 3 项异常 | ☐ 通过 / ☐ 需修正 |
建模要点：As-Is 泳道图只描述当前真实发生的流程，不要为了“好看”而隐藏退回、等待、重复等现实问题。痛点暴露越充分，后续优化目标越清晰。