2. RFQ寻源事件创建：创建入口、事件类型选择与基本信息填写

RFQ寻源事件的创建是整个寻源流程的起点，操作准确与否直接影响后续供应商响应与采购效率。本节聚焦创建入口、事件类型选择（公开/邀请）以及基本信息填写（标题、描述、采购组）三个核心环节，帮助采购人员快速、规范地启动一个RFQ事件。

2.1 创建入口

在主流采购管理平台（如SAP Ariba、Coupa、Oracle Procurement、自建SRM系统）中，RFQ事件的创建入口通常集中在“寻源管理”或“采购寻源”模块下。常见的入口路径包括：

• 仪表板快捷入口：在采购工作台首页，点击“创建寻源事件”或“新建RFQ”按钮。
• 菜单导航：通过左侧导航栏依次进入“寻源管理” → “RFQ事件” → “创建事件”。
• 模板复用：从已有RFQ事件列表中选择“复制事件”，基于历史模板快速创建。
• 需求转化：从采购申请（PR）或物料需求计划（MRP）直接“转RFQ”，系统自动带入物料清单与数量。

2.2 事件类型选择：公开 vs. 邀请

创建RFQ时，采购员需首先确定寻源范围，即选择“公开寻源”或“邀请寻源”。两种模式在供应商覆盖、流程控制、合规要求上存在显著差异。

2.3 基本信息填写

选定事件类型后，进入RFQ基本信息填写页面。以下三个字段是必填项，也是后续流程的元数据基础：

2.3.1 标题（Title）

• 规范要求：简明扼要，包含品类、年份、批次等关键信息。例如：“2025年Q2 MRO备品备件框架RFQ”。
• 系统限制：通常字符上限为100-200字符，避免使用特殊符号（如 / \ * ?）。
• 搜索友好：标题将作为供应商门户中的搜索关键词，建议包含物料大类或项目编号。

2.3.2 描述（Description）

• 内容范围：采购背景、预估采购量、交货要求、付款条件、技术规格索引等。
• 格式支持：多数平台支持富文本（加粗、列表、超链接），可嵌入附件或图纸。
• 供应商视角：描述应清晰回答“为什么要采购”“采购什么”“有什么特殊要求”三个问题，减少供应商澄清提问。

2.3.3 采购组（Purchasing Group / Procurement Group）

• 定义：采购组是组织内部对采购职能的分组，通常按品类（如电子料、结构件）、区域（华东、华南）或项目划分。
• 作用：
  • 权限控制：只有该采购组成员可查看、编辑、审批该RFQ。
  • 报表归集：采购支出分析按采购组维度汇总。
  • 工作流路由：审批流、询价流自动路由至对应采购组主管。
• 选择方式：下拉列表单选，系统通常根据当前用户所属采购组自动预填，但允许手动修改。

2.4 创建后的系统行为

点击“保存”或“提交”后，系统会执行以下操作：

1. 数据校验：检查必填字段是否完整、日期逻辑是否正确（如报价截止时间不能早于当前时间）。
2. 生成事件编号：系统自动分配唯一RFQ编号，格式通常为“RFQ-YYYYMMDD-XXXX”。
3. 状态初始化：事件状态变为“草稿”（Draft）或“待审批”（Pending Approval），取决于企业配置。
4. 触发通知：若为邀请寻源，系统自动向受邀供应商发送邮件/站内信通知；若为公开寻源，则更新供应商门户的寻源公告列表。
5. 写入审计日志：记录创建人、创建时间、IP地址等操作轨迹。