4. 变更请求的发起
合同条款变更的发起是整个变更审批流程的起点。发起环节的规范程度直接决定了后续审批效率与数据完整性。本节将围绕发起人角色、表单结构、必填字段及附件要求展开详细说明。
4.1 发起人角色定义
在采购管理平台中，并非所有用户都具备发起合同条款变更的权限。系统通过角色-权限模型严格限定发起人范围，确保变更请求来源可追溯、责任可落实。
| 角色名称 | 权限范围 | 典型场景 |
|---|---|---|
| 合同经办人 | 发起本人经办的合同变更 | 合同执行过程中发现条款需调整 |
| 采购经理 | 发起所辖采购项目的合同变更 | 供应商履约异常需修改交付条款 |
| 法务专员 | 发起涉及法律风险的条款变更 | 合规要求更新需调整违约责任条款 |
| 合同管理员 | 代发起（需上传授权说明） | 原经办人离职或休假时的紧急变更 |
权限控制要点：系统应在发起人选择合同后自动校验其角色与合同归属关系，若不具备发起权限则直接禁用“发起变更”按钮并提示原因，避免无效操作。
4.2 变更申请表单设计
变更申请表单是发起人提交变更信息的核心载体。表单设计应遵循“信息完整、引导清晰、校验前置”原则，减少发起人填写错误和后续退回修改的概率。
以下为标准的变更申请表单结构（SVG 流程图展示表单字段布局与填写顺序）：
4.3 必填字段与校验规则
为确保变更请求信息的完整性与合规性，表单中设置了严格的必填字段与前置校验规则。以下为各字段的校验要求明细：
| 字段名称 | 必填 | 校验规则 | 错误提示示例 |
|---|---|---|---|
| 合同编号 | 是 | 系统自动带出，不可编辑 | — |
| 变更类型 | 是 | 至少选择一项，最多选择三项 | 请至少选择一项变更类型 |
| 原条款内容 | 是 | 系统自动带出，不可编辑 | — |
| 拟变更内容 | 是 | 长度 10~500 字，不可包含 HTML 标签 | 拟变更内容不能为空且不超过500字 |
| 变更原因分类 | 是 | 必须从预设分类中选择一项 | 请选择变更原因分类 |
| 变更原因说明 | 是 | 长度 20~300 字，不可与拟变更内容完全重复 | 变更原因说明至少20字且不能与变更内容重复 |
| 附件 | 按类型 | 价格/付款条款变更必须上传；其他类型可选 | 价格条款变更必须上传相关附件 |
校验时机说明：所有必填字段校验在发起人点击“提交审批”按钮时统一触发。系统应逐字段校验并高亮显示第一个错误字段，同时将错误信息汇总展示在表单顶部提示区域，方便发起人一次性修正。
4.4 附件要求与上传规范
附件是变更请求的重要支撑材料，系统对附件的格式、大小、命名及内容合规性均有明确要求。
4.4.1 附件分类与要求
| 附件类型 | 适用变更类型 | 格式要求 | 内容要求 |
|---|---|---|---|
| 价格证明文件 | 价格条款变更 | PDF / XLSX | 包含原价格、新价格、调价依据 |
| 供应商申请函 | 交付/付款条款变更 | PDF / DOCX | 加盖供应商公章或授权签字 |
| 内部审批单 | 所有类型（可选） | PDF / JPG / PNG | 包含内部审批签字或电子签章 |
| 法规依据文件 | 违约责任/其他条款变更 | 引用具体法规条款及生效日期 |
4.4.2 上传技术规范
- 文件大小：单个文件不超过 20MB，总附件大小不超过 100MB。
- 文件命名：建议格式为“合同编号_变更类型_文件序号_日期”，例如：
HT2025-001_价格变更_01_2025-04-10.pdf。 - 病毒扫描：上传后系统自动进行病毒扫描，扫描失败的文件将被拒绝并提示重新上传。
- 水印添加：系统自动在附件首页添加“仅供合同变更审批使用”水印，防止材料被挪作他用。
- 版本管理：同一变更请求支持多次上传附件，系统按上传时间自动生成版本号，历史版本可追溯查看。
最佳实践：建议发起人在提交前使用平台提供的“附件预检”功能，系统会自动检查附件格式、大小、命名规范及病毒扫描状态，预检通过后再提交审批，可有效避免因附件问题导致的审批退回。
4.5 发起流程的完整视图
以下 SVG 图展示了从发起人登录到变更请求成功提交的完整操作流程，包含各环节的校验与反馈机制：
发起效率提示：平台支持“草稿保存”功能，发起人可在填写过程中随时保存草稿，下次登录后继续编辑。草稿保存超过 7 天未提交的系统将自动发送提醒，避免变更请求因遗忘而延误。