第4章 接收与登记：样品标识规范、状态确认、委托方信息记录、交接表单填写
4.1 适用场景
- 评分校准实验室收到物理样品或数字样品时的首次接收登记
- 跨部门、跨机构样品流转时的交接确认与状态锁定
- 多批次、多类型样品集中到样时的批量登记与标识分配
- 委托方首次送样或重复送样时的信息核对与更新
4.2 前置条件
- 已建立《样品接收与登记管理规程》并发布受控版本
- 接收人员已完成样品接收、标识与交接培训并考核合格
- 样品登记系统或纸质表单模板已准备就绪
- 样品已物理送达指定接收区域或数字传送至指定存储位置
- 委托单、运输记录、随样文件等附属材料齐全
4.3 操作步骤
- 样品外观与完整性检查——核对包装密封性、容器完整性、样品形态是否与委托单一致；发现破损、泄漏、污染立即转入异常处理。
- 样品标识核对与编码——检查原始标识是否清晰、唯一；按实验室编码规则生成样品编号，打印/粘贴防水标签。
- 样品状态确认——按“完好、破损、污染、偏离”四类判定并记录；偏离指样品参数、数量或包装方式与委托单不符。
- 委托方信息记录——录入委托方全称、联系人、联系方式、委托日期、样品名称、检测项目等必填字段。
- 交接表单填写与签署——填写样品编号、数量、状态、交接时间，交接双方签字确认；系统登记同步生成电子记录。
✏ 实操提示： 标识编码建议采用“实验室代码-年份-流水号”结构（如 LAB-2025-0128），确保唯一且可追溯。标签须粘贴在样品容器侧面，避开可能接触溶液或磨损的区域。
4.4 输入输出物
| 类型 | 名称 | 说明 |
|---|---|---|
| 输入 | 物理/数字样品 | 待评分的原始样品或数字文件 |
| 输入 | 委托单 / 送样清单 | 委托方提供的样品信息与检测要求 |
| 输入 | 运输记录 / 随样文件 | 物流信息、温控记录、样品说明书等 |
| 输出 | 已登记的样品记录 | 系统或纸质表中录入的完整样品档案 |
| 输出 | 样品标识标签 | 含唯一编号、名称、日期、状态的物理标签 |
| 输出 | 交接确认单 | 双方签署的交接凭证 |
4.5 责任边界
| 角色 | 职责 | 权限 |
|---|---|---|
| 接收员 | 样品检查、标识、登记、交接签署 | 可发起异常流程，无权修改委托方原信息 |
| 委托方 | 提供真实样品与完整信息，配合状态确认 | 可查阅交接记录，对异常判定有知情权 |
| 审核员 | 监督接收流程合规性，抽查标识与记录一致性 | 可驳回不合规登记，要求重新交接 |
| 样品管理员 | 接收登记后的样品入库、存储与分发 | 仅接收已登记且状态合格的样品 |
4.6 记录材料
- 样品接收登记表（纸质/电子）—— 字段：样品编号、名称、委托方、接收日期、状态、接收员签名。
- 样品标识标签 —— 材质：防水不干胶；内容：实验室编号、样品名称、接收日期、QR码/条码。
- 交接确认单 —— 双方签名、日期、样品清单、状态备注。
- 异常情况记录表 —— 问题描述、现场照片、处理结论、委托方确认签字。
4.7 异常处理
| 异常类型 | 判定标准 | 处理动作 |
|---|---|---|
| 样品破损 | 容器裂痕、泄漏、包装严重变形 | 拍照留证 → 异常登记 → 通知委托方确认 → 退回或协商处置 |
| 标识模糊/缺失 | 原始标签脱落、字迹无法辨认、无唯一编号 | 暂停登记 → 联系委托方补正 → 重新标识 |
| 委托信息不完整 | 缺少必填字段（如联系人、检测项目） | 退回委托单 → 补充完整后重新接收 |
| 状态偏离 | 样品数量、形态、包装方式与委托单不符 | 记录偏离项 → 双方确认 → 签署偏离备忘录 |
⚠ 风险警示： 状态偏离未确认即进入登记流程，可能导致后续评分结果无效。所有异常必须形成书面记录并由委托方签字确认后方可继续流转。
4.8 验收标准
- 样品标识清晰、完整、唯一，与登记表编号一致。
- 状态判定准确，记录字段无遗漏、无涂改。
- 委托方信息完整，必填字段100%填写。
- 交接表单经双方签署，签署日期与实际交接日吻合。
- 系统记录与纸质表单内容完全一致，可通过QR码/条码快速溯源。
📌 流程要点：
- “状态确认”是流程中的关键判定节点，所有异常必须在此处拦截并进入异常分支。
- 异常分支处理完成后，通过虚线路径返回主流程的“表单填写”环节，确保异常信息已补充至交接记录。
- 接收员无权自行判定异常样品是否可用，必须等待委托方书面确认。