第2章 评审会前置准备：议程模板、参与人清单、材料预审要求
适用场景
本章适用于以下场景的评审会前置准备：
- 需求文档初版完成，需组织跨部门评审
- 产品迭代版本中需评估功能完整性
- 涉及多团队协作的关键需求节点评审
- 客户或法律合规要求的正式评审会议
前置条件
- 需求文档已完成内部初步审查，消除明显缺陷
- 至少明确了一位评审组织者（PO 或 PM）
- 相关干系人名单已初步梳理（产品、开发、测试、运维等）
- 评审材料已初步整理，能支撑议程制定
操作步骤
步骤1：制定议程模板
议程模板是评审会的“骨架”，确保会议有序且不遗漏关键环节。推荐格式如下：
# 评审会议议程
**会议主题**：{项目/版本名称}需求评审
**日期**：YYYY-MM-DD HH:mm
**地点**：{会议室/线上链接}
**主持人**：{姓名}
**记录人**：{姓名}
## 议程内容
| 时间段 | 环节 | 责任人 | 预期产出 |
|--------------|--------------------------|----------|------------------------------|
| 5 min | 会议目标 & 规则说明 | 主持人 | 统一认知 |
| 15 min | 需求整体介绍 | 产品经理 | 背景理解 |
| 30 min | 逐条需求评审 | 各负责人 | 确认/驳回/修改标注 |
| 10 min | 遗漏排查专项讨论 | 全体 | 遗漏清单 |
| 5 min | 下一步行动 & 结论 | 主持人 | 待办项、责任人、截止日期 |
步骤2：确定参与人清单
参与人清单必须覆盖所有关键角色，避免评审结果被后续质疑。标准清单模板：
- 决策者：产品负责人、业务方代表（1-2人）
- 专家角色：架构师/技术负责人、测试负责人、运维代表
- 执行角色：相关模块开发工程师、测试工程师、QA
- 旁听/观察（可选）：其他团队接口人、新人培养对象
步骤3：材料预审要求
预审是减少会议浪费的关键。需提前（至少24h）分发如下材料：
- 需求文档（含用户故事、验收标准）
- 原型/UI 设计稿（如有）
- 数据字典或接口定义（涉及系统间的需求）
- 历史评审记录（关联模块）
预审后每位参与者应完成：
- 标注疑问点、潜在遗漏项
- 确认自身负责部分无歧义
输入输出物
| 类型 | 输入物 | 输出物 |
|---|---|---|
| 议程 | 项目需求列表、会议目标说明 | 正式可打印的议程模板 |
| 参与人清单 | 干系人地图、团队通讯录 | 已确认出席并签字/回执的名单 |
| 预审材料 | 需求文档、原型、历史评审报告 | 每位参与者填写的预审反馈表 |
责任边界
- 主持人（组织者）：负责议程设计、时间控制、材料收集与分发
- 产品经理：提供完整需求文档，解答预审中的基本问题
- 参与人：按时完成预审并提交反馈，不得以“没时间”为由跳过预审
- 记录人：整理预审反馈表，标记共性问题用于会议重点讨论
记录材料
- 议程终版（含实际会议时间、地点、参会人）
- 参与人确认清单（签名或邮件确认）
- 预审反馈汇总表（每个需求条目的疑问/遗漏标注）
- 材料分发日志（记录谁何时收到了材料）
异常处理
常见异常场景及应对：
- 无法在截止日前完成预审 → 主持人重新评估是否延期；若强行开会，需在议程中设置“材料补看”环节，但会导致会议超时。
- 关键参与人临时缺席 → 提前安排代理人，并确保代理人已完成预审；如无法安排，取消本次评审，重新定时间。
- 材料存在重大不一致（如需求版本混乱）→ 暂停会议准备，组织者先内部对齐后再重新分发。
- 预审反馈为零 → 会议开始前5分钟，主持人快速点名收集问题，并推迟讨论至业务方到场后的第一个环节。
验收标准
- 议程模板包含：会议目标、时间分配、环节责任人、预期产出
- 参与人清单覆盖所有必要角色，且每位参与者已回执确认
- 所有材料已通过邮件或协同平台分发给每位参与者
- 预审反馈表收集率 ≥80%，且每个反馈项有明确标注（问题/遗漏）