第3章 评审前准备SOP：材料预审清单、参会人确认、时间预留、环境检查

适用场景

本SOP适用于所有正式评审会议（设计评审、代码评审、文档评审等）的前期准备阶段。当评审申请已提交、评审目的与范围已明确、但尚未进入实际评审环节时，需按本流程完成所有前置准备工作。

前置条件

• 评审申请已获批准，评审目标与范围已书面确认。
• 待评审材料（设计文档、代码仓库、测试报告等）已基本成型，至少达到可评审版本。
• 已指定评审主持人（或协调人）并了解其职责。
• 评审日历上已预留至少2个工作日的准备窗口。

操作步骤

评审前准备共分为4个阶段，严格按顺序执行，每个阶段完成后需记录关键状态。

1. 材料预审清单
   • 主持人收集所有待审材料，核对完整性（对照《评审材料清单模板》）。
   • 标记缺失项，通知材料提交方在24小时内补齐。
   • 对关键材料进行前置自检：格式、版本号、可读性、是否包含敏感信息。
   • 输出《材料预审清单（含状态）》。
2. 参会人确认
   • 主持人依据评审类型确定必备角色（作者、评审专家、决策者、记录员）。
   • 逐一向候选人发送预邀请，明确评审时间、地点、角色及需提前阅读的材料。
   • 收集参会确认，记录无法参会人员的替补方案。
   • 输出《参会人确认表》（含角色、确认状态、备用人员）。
3. 时间预留
   • 根据评审材料量和参会人数量预估评审时长（建议每份材料15~30分钟，每轮讨论5~10分钟）。
   • 在共享日历上创建正式评审事件，包含会议链接/物理会议室、材料链接、评审议程。
   • 提前发送日历邀请，并设置提醒（评审前1天和30分钟）。
   • 为突发情况预留15分钟缓冲时间。
   • 输出《评审议程与时间安排表》。
4. 环境检查
   • 物理会议室：投影/显示器、白板/马克笔、网络、电源、座位数量。
   • 远程会议：测试音视频设备、屏幕共享权限、录屏设置、参会人静音策略。
   • 共享文档：确认所有材料已上传至指定位置（如Wiki、共享文件夹、协作平台），访问权限正确。
   • 工具准备：评审记录模板、投票/表决工具（如需）、计时器。
   • 输出《环境检查确认单》（逐项打勾）。

输入输出物

责任边界

• 评审主持人：总负责，执行所有步骤，协调资源，确保清单完整。
• 材料提交方（作者）：按要求提供完整、清晰、版本正确的材料，在材料预审阶段响应缺失项。
• 评审专家：及时回复参会确认，提前阅读材料，反馈可读性问题。
• 行政/IT支持：保障物理/远程环境正常（会议室预定、音视频维护）。
• 记录员：提前熟悉评审记录模板，协助主持人检查环境。

记录材料

每个阶段均需产生一份记录文档（纸质或电子），归档至评审项目文件夹。建议使用以下命名规范：

评审前准备_<评审编号>_材料预审清单_YYYYMMDD.csv
评审前准备_<评审编号>_参会人确认表_YYYYMMDD.xlsx
评审前准备_<评审编号>_评审议程与时间安排表_YYYYMMDD.docx
评审前准备_<评审编号>_环境检查确认单_YYYYMMDD.pdf

异常处理

验收标准

当以下所有条件满足时，评审前准备阶段被视为完成，可以进入正式评审：

• ✅ 材料预审清单中所有项状态为“已就绪”。
• ✅ 参会人确认表中每位特邀人员均已确认出席，或已落实替补。
• ✅ 评审议程与时间安排表已发送至全体参会人，且无时间冲突争议。
• ✅ 环境检查确认单中所有项目已打勾通过。
• ✅ 所有记录材料已归档至指定路径。