第4章 准备阶段：评审输入物清单、优先级评估维度模板、预审流程、材料分发规范
适用场景：本章适用于任何需要启动正式优先级评审会议的准备阶段。当团队已收集待评审项、确定评审委员会成员后，需在会议前72小时内完成所有输入物整理、评估维度定义、预审执行及材料分发。本流程可防止评审现场因材料缺失或标准不一导致决策偏差。
1. 前置条件
- 已完成“待评审项清单”初稿（至少包含项名称、来源、简要描述）。
- 已确认评审委员会成员名单（至少3人，含业务Owner、技术代表、客户代表）。
- 已确定评审档期（会议时长建议不超过2小时）。
- 获得项目发起人对“优先级评估维度”的初步认可。
2. 操作步骤
- 编制评审输入物清单：按固定模板列出每项待评审材料，并标注责任人、交付截止时间。
- 设计优先级评估维度模板：定义3~5个核心维度（如业务价值、紧急程度、技术风险、资源依赖），并为每个维度设定1~5分评分标准与权重。
- 执行预审流程：由评审秘书在会议前48小时组织预审，检查每项输入物是否齐全、格式是否合规、维度评分表是否已填写。
- 按规定分发材料：通过邮件/协作平台（如企业微信、飞书）发送评审包，要求所有评审人在会议前24小时完成独立预评分。
3. 输入输出物
| 输入物 | 来源 | 输出物 | 去向 |
|---|
| 待评审项清单（草稿） | 产品/PMO | 正式评审输入物清单（含责任人） | 评审秘书归档 |
| 项目战略目标文档 | 发起人 | 优先级评估维度模板（含权重） | 评审委员会 |
| 各待评审项详细说明（商业案例/技术方案） | 各提案人 | 预审检查记录表（通过/需修改） | 提案人、评审秘书 |
| 评审委员会通讯录 | PMO | 分发确认回执（每位评审已接收） | 评审秘书、发起人 |
4. 责任边界
| 角色 | 职责 | 产出物 |
|---|
| 评审发起人 | 确认维度模板终版、批准材料分发清单 | 维度模板审批签字（电子或纸质） |
| 评审秘书 | 编制输入物清单、组织预审、执行分发、跟踪回执 | 预审检查表、分发状态表 |
| 提案人 | 按时提交完整材料，配合预审修改 | 最终版待评审项文档与预评分 |
| 评审委员 | 在截止时间前完成独立预评分并提交 | 个人预评分表 |
5. 记录材料（一）：评审会议模板
以下为标准化评审会议议程模板，可直接用于会议邀请（支持导入至Outlook/飞书日历）。
| 议程项 | 时长 | 主持人 | 材料编号 |
|---|
| 回顾评审目标与维度定义 | 5 min | 发起人 | DIM-TPL-001 |
| 各待评审项逐项讨论（按预评分排序） | 60 min | 秘书（控时） | ITEM-LIST-本次 |
| 冲突项集体评分校准 | 15 min | 发起人 | CALIBRATION-TBL |
| 优先级排序确认与争议裁决 | 10 min | 发起人 | PRIORITY-LIST |
| 行动项分配与下次评审预约 | 10 min | 秘书 | ACTION-TRACK |
记录材料（二）：优先级评估维度模板（评分矩阵）
| 维度 | 权重 | 1分（低） | 3分（中） | 5分（高） |
|---|
| 业务价值 | 35% | 仅边缘优化 | 提升核心指标10%~20% | 直接驱动战略目标 |
| 紧急程度 | 25% | 可推迟至下季度 | 本月内需完成 | 错过窗口将产生重大损失 |
| 技术风险 | 20% | 成熟方案 | 存在已知风险但可控 | 技术可行性未验证/依赖新平台 |
| 资源对齐 | 20% | 需额外招募团队 | 现有团队可调配 | 已预留专用资源 |
使用规则：每位评审委员为每个待评审项按四个维度分别打分，加权求和得总分（满分5分）。最终优先级排序按总分从高到低排列，相同分数由发起人投票裁决。
记录材料（三）：优先级排序表（示例）
| 排序 | 待评审项 | 业务价值(×0.35) | 紧急程度(×0.25) | 技术风险(×0.20) | 资源对齐(×0.20) | 加权总分 |
|---|
| 1 | 用户登录模块重构 | 5(1.75) | 5(1.25) | 3(0.60) | 5(1.00) | 4.60 |
| 2 | 支付网关双活部署 | 4(1.40) | 5(1.25) | 2(0.40) | 4(0.80) | 3.85 |
| 3 | 后台报表导出优化 | 3(1.05) | 2(0.50) | 4(0.80) | 4(0.80) | 3.15 |
记录材料（四）：行动项跟踪表
| 行动项 | 责任人 | 截止时间 | 状态 |
|---|
| 补充“用户登录模块”安全评估报告 | 张三 | 2025-03-20 | 待提交 |
| 协调数据库团队确认双活架构方案 | 李四 | 2025-03-22 | 进行中 |
| 发起人确认最终优先级排序并签字 | 王五 | 2025-03-18 | 已完成 |
6. 异常处理
| 异常场景 | 处理措施 | 责任方 |
|---|
| 提案人未按时提交材料 | 评审秘书发送2次提醒（提前48h、24h）；若仍缺失，由发起人决定是否推迟该议题或直接移除 | 评审秘书、发起人 |
| 维度模板遭委员会多数反对 | 紧急召开15分钟对齐会，由发起人裁决并更新模板，再重新启动预审 | 发起人 |
| 分发材料后3名以上委员未反馈预评分 | 由评审秘书电话/即时消息催办，若会议前2小时仍未收到，则视为该委员放弃预评分权重，仅以到场委员评分为准 | 评审秘书 |
| 预审发现关键材料格式严重不合格 | 退回提案人修改，要求4小时内重新提交；重新提交后仍需通过预审方可纳入评审 | 评审秘书、提案人 |
7. 验收标准
- 评审输入物清单100%完整，且每项材料已标注版本号与责任人。
- 优先级评估维度模板经发起人签字确认，并与委员会成员完成对齐。
- 预审流程完成，所有输入物通过检查或已触发异常处理流程。
- 材料分发覆盖率100%，每位委员可正常访问并已提交预评分（或已记录未提交原因）。
- 所有预审记录、分发回执、预评分底稿已归档至指定知识库（如Confluence / SharePoint）。
易错点提示：
- 权重分配需确保总和为100%，且需在预审前公示。
- 预审不是“预决策”，仅检查材料完整性，不提前给出倾向性意见。
- 材料分发完成后务必检查权限：确保每位委员可查看全部材料，避免因权限不足导致评分时盲猜。
效率技巧：建议将输入物清单与维度模板合并为一个在线表单（如飞书多维表格），由提案人自行填写并上传材料。审批秘书只需在预审时检查“提交状态”字段是否为“已提交”，可大幅减少手动催收工作量。